DESAIN & ANALISIS PEKERJAAN

BAB 1

PENDAHULUAN

Desain pekerjaan merupakan salah satu komponen penting dalam manajemen sumber daya manusia. Desain pekerjaan atau biasa disebut dengan rencana kerja merupakan fungsi penetapan kegiatan-kegiatan individu atau kelompok karyawan dalam wadah organisasi. Desain pekerjaan merupakan jembatan atau penghubung antara karyawan dengan organisasi. Dalam mendesain suatu pekerjaan hendaknya memperhatikan hubungan antar teknologi dengan manusia, selain itu juga harus dapat memfasilitasi pencapaian tujuan perusahaan serta mengetahui kapasitas dan kebutuhan karyawan yang melaksanakan tugas tersebut. Inti dalam desain pekerjaan adalah bagaimana membuat semua pekerjaan yang ada disusun secara sistematis. Desain pekerjaan membantu dalam menjelaskan pekerjaan apa yang harus dikerjakan, bagaimana mengerjakan pekerjaan tersebut, berapa banyak pekerjaan yang harus dilakukan dan bagaimana ketentuan yang harus dijalankan sehingga pekerjaan tersebut dapat diselesaikan.

Ada beberapa cara dalam mendesain pekerjaan, di antaranya yakni :

1. Pilih pekerjaan yang akan diperbaiki
2. Dapatkan semua data atau fakta mengenai pekerjaan tersebut
3. Pertanyakan setiap rincian pekerjaan dari masing-masing bidang pekerjaan
4. Hasilkan alternatif dan kembangkan metode kerja yang lebih baik untuk mendapatkan desain pekerjaan yang paling efektif dan efisien
5. Terakan perbaikan tersebut

Desain pekerjaan merupakan faktor penting dalam manajemen terutama manajemen operasi, karena selain berhubungan dengan produktifitas juga menyangkut tenaga kerja yang akan melaksanakan kegiatan perusahaan atau organisasi. Desain pekerjaan mutlak dimiliki oleh setiap perusahaan karena dalam desain pekerjaan yang dilakukan adalah merakit sejumlah tugas menjadi sebuah pekerjaan agar pekerjaan yang dilakukan menjadi terarah dan jelas. Tujuan dari desain pekerjaan adalah untuk mengatur pekerjaan-pekerjaan yang dibutuhkan organisasi, peralatan-peralatan dan hubungan sosial serta perilaku. Dengan adanya desain pekerjaan setiap karyawan akan mengetahui dengan jelas pekerjaan serta tanggung jawab yang ia terima sejak awal memulai pekerjaan.

Analisis pekerjaan merupakan tahap lanjutan setelah sebuah perusahaan atau organisasi selesai mendesain sebuah pekerjaan. Analisis pekerjaan merupakan studi sistematis mengenai tugas, kewajiban dan tanggung jawab dari suatu pekerjaan, pengetahuan, kemampuan serta keahlian yang dibutuhkan untuk mengerjakan suatu pekerjaan. Secara umum analisis pekerjaan juga merupakan bagian dari analisa jabatan. Analisa jabatan merupakan suatu proses untuk mengidentifikasi dan menentukan secara rinci tugas-tugas dan persayaratan dari suatu jabatan tertentu. Stephen Robbin (1993) mendefinisikan analisa jabatan sebagai suatu bentuk pengembangan uraian terperinci dari tugas-tugas yang harus dilakukan dalam suatu jabatan, penentuan hubungan dari satu jabatan dengan jabatan lain, penentuan tentang kemampuan, ketrampilan, dan kemampuan-kemampuan lain yang diperlukan karyawan untuk melaksanakan pekerjaan secara efisien dan efektif.  

Ada tiga tahapan dalam analisis pekerjaan :

1. Mengumpulkan informasi
2. Menganalisis dan mengelola informasi jabatan
3. Menyusun informasi jabatan dalam suatu format yang berlaku

Analisis pekerjaan mengandung beberapa unsur, diantaranya :

1. What, mengenai apa yang harus dikerjakan oleh karyawan maupun atasan
2. Why, mengenai mengapa tugas tersebut dilakukan
3. How, mengenai bagaimana mengerjakan tugas tersebut
4. Skill, mengenai ketrampilan apa yang diperlukan untuk menunjang penyelesaian tugas

Analisis pekerjaan mempunyai manfaat dalam suatu perusahaan maupun organisasi, antara lain :

1. Analisis susunan kepegawaian (informasi pekerjaan)
2. Desain organisasi (menganalisis elemen, menyusun posisi organisasi)
3. Redesain pekerjaan (untuk meningkatkan metode pekerja, mengurangi kesalahan, eliminasi yang tidak perlu, serta untuk perbaikan kinerja)

Analisa jabatan merupakan identifikasi dan inventarisasi berbagai macam jabatan yang dibutuhkan oleh suatu organisasi untuk mencapai tujuan. Analisa jabatan dapat dilakukan pada saat suatu perusahaan atau organisasi terjadi perubahan kelembagaan serta pada saat jabatan-jabatan yang ada dirasa kurang mendukung dalam pencapaian visi dan misi perusahaan atau organisasi. Analisa jabatan akan menghasilkan peta jabatan. Peta ini menggambarkan uraian tugas maupun tanggung jawab setiap bidang pekerjaan secara jelas dan rinci yang memuat :

1. Job Description atau uraian pekerjaan

Merupakan suatu catatan yang sistematis tentang tugas, wewenang dan tanggung jawab suatu jabatan tertentu, yang didefinisikan berdasarkan fakta-fakta yang ada.  Job Description harus dapat menjelaskan dan berfokus pada pekerjaan itu sendiri dan bukan kepada personil yang mengisi pekerjaan tersebut. Penyusunan job description ini sangat penting, terutama untuk menghindarkan terjadinya perbedaan pengertian sehingga dapat menghindari pekerjaan rangkap, serta untuk mengetahui batas-batas tanggung jawab dan wewenang masing-masing jabatan. Berikut ini adalah manfaat adanya job description bagi organisasi atau suatu perusahaan, yaitu :

1. Bagi atasan, untuk dapat memaksimalkan peran dan tanggung jawab bawahan dalam melaksanakan pekerjaannya.
2. Pimpinan Organisasi, sebagai pemimpin untuk dapat memimpin dan memberikan motivasi agar setiap personil sebagai pemegang jabatan menghasilkan kinerja optimal.
3. Pemegang jabatan, sebagai panduan dan pedoman kerja serta mengetahui apa yang harus dilakukan dan diharapkan dari organisasi. Dengan adanya panduan dan pedoman kerja, segala pikiran, usaha, dan energi dapat difokuskan dalam pekerjaan.
4. Perekrut, dalam proses rekruitmen personil bagian perekut dapat mengetahui kandidat yang tepat dan paling cocok sesuai kebutuhan jabatan.
5. Trainer, untuk mengetahui kebutuhan pelatihan bagi pemegang jabatan. Dengan kebutuhan yang spesifik secara langsung berdampak terhadap peningkatan kinerja pemegang jabatan.
6. Assessor, dalam kaitan pengukuran kinerja, assessor dapat melakukan analisis terhadap pemegang jabatan dengan menggunakn tool seperti competency assessment dan in-depth interview.
7. Perencana Karir (Succession Planner), untuk menempatkan individu sesuai dengan peran, tanggungjawab dan kebutuhan organisasi.
8. Perencanaan dan Pengembangan Organisasi (Organization Development dan Planner), untuk membuat perencanaan pengembangan organisasi yang membutuhkan pemahaman tentang jabatan dan jenis peran/tanggungjawab yang diperlukan.
9. Job Evaluator, untuk membobot jabatan dan membandingkan jabatan lain di dalam organisasi.

Dapat dikatakan bahwa job description merupakan bagian penting dari sistem pengembangan SDM. Job description dapat dikatakan sebagai peta yang memberikan arah kepada organisasi, sehingga tujuan organisasi dapat tercapai.

2. Job Specification atau spesifikasi jabatan

Menurut Werther dan davis (1996), spesifikasi jabatan  menguraikan permintaan-permintaan dari suatu jabatan kepada pegawai yang mengerjakan jabatan tersebut dan keterampilan-keterampilannya. Tuntutan-tuntutan tersebut mencakup pengalaman, latihan, pendidikan, kemampuan fisik serta kemampuan mental.

Dengan adanya job description dan job spesification maka pelaksanaan organisai semakin jelas aturan mainnya. Siapa yang berkompeten untuk menduduki suatu jabatan, apa yang menjadi tanggung jawabnya terhadap struktur tersebut, serta tugas-tugas apa yang harus dikerjakan, semua telah terinci dengan jelas yang pada akhirnya akan memudahkan karyawan dalam menjalankan tugasnya serta karyawan diharapkan dapat bekerja secara profesional dan ahli dalam masing-masing bidangnya.

Penarikan & Seleksi Karyawan

Penarikan sumber daya manusia

Penarikan (Recruitment) sumber daya manusia adalah suatu proses pencarian dan pemikatan calon tenaga kerja(karyawan)yang mempunyai kemampuan sesuai dengan rencana kebutuhan suatu organisasi. Proses ini dimulai dari ketika organisasi itu mencari calon tenaga kerja yang dibutuhkan melalui berbagai cara sampai dengan penyerahan aplikasi (lamaran) oleh pelamar kepada organisasi tersebut. Hasil dari proses ini adalah sejumlah berkas lamaran dari para pencari kerja dan selanjutnya diajukan untuk diseleksi. Proses ini sangat penting dalam suatu organisasi karena mereka inilah yang akan menentukan kualitas dari suatu organisasi.

Cara dan media untuk menarik sumber daya manusia sebagai calon karyawan, antara lain :

1.      Iklan

2.      Badan-badan penyalur tenaga kerja.

3.      Lembaga-lembaga pendidikan

4.      Organisasi-organisasi karyawan

5.      Organisasi-organisasi profesi

6.      Dsb

Seleksi  sumber daya manusia

Seleksi adalah usaha pertama yang harus dilakukanperusahaan untuk memperoleh karyawan yang qualified dan komponen yang akan menjabat serta mengarjakan semua pekerjaan pada perusahaan. Pelaksanaan seleksi harus dilakukan secara jujur, cermat, dan obyektif supaya karyawan yang diterima benar-benar qualified untuk menjabat dan melaksanakan pekerjaan.

Proses seleksi pegawai merupakan salah satu bagian yang teramat penting dalam keseluruhan proses manajemen sumber daya manusia. Dikatakan demikian karena apakah dalam organisasi terdapat sekelompok pegawai yang memenuhi tuntutan organisasional atau tidak tergantung pada cermat atau tidaknya prosess seleksi itu dilakukan.

Tujuan seleksi adalah mendapatkan tenaga kerja yang paling tepat untuk memangku suatu jabatan tertentu. Mengarah pada tujuan seleksi yang demikian itu, setiap organisasi yang bersangkutan senantiasa akan berusaha dengan biaya yang serendah mungkin dengan menggunakan cara yang paling efisien, tetapi efektif.

Tujuan Seleksi tersebut diantaranya :

·         Menjamin perusahaan memiliki karyawan yang tepat untuk suatu jabatan/ pekerjaan

·         Memastikan keuntungan investasi SDM perusahaan.

·         Mengevaluasi dalam mempekerjakan dan penempatan pelamar sesuai minat.

·         Memperlakukan pelamar secara adil dan meminimalkan deskriminasi.

·         Memperkecil munculnya tindakan buruk karyawan yang seharusnya tidak diterima.

Faktor-faktor yang dipengaruhi seleksi :

a). Orientasi

b). Diklat

c). Pengembangan

d). Perencanaan Karier

e). Penilaian Prestasi Kerja

f). Kompensasi

g). Perjanjian Kerja

h). Pengawasan Personalia

Proses seleksi menurut beberapa ahli dianggap sebagai proses penyewaan tenaga ahli  (the hiring process).

Dalam proses seleksi ada dua pendekatan diantaranya:

1. Pendekatan succesive hurdles

sebagian besar proses seleksi yang berjalan sampai saat ini berdasarkan konsep succesive hurdles. Itu berarti bahwa untuk berhasilnya pelamar tenaga kerja diterima dalam suatu organisasi, mereka harus lulus dari berbagai persyaratan yang telah ditentukan secara bertahap. Mulai dari mengisi blanko lamaran, tes-tes, wawancara, mengecek seluruh latar belakang pribadi pelamar, dan pemeriksaan medis maupun pemeriksaan relevant lainnya, dll.

2. Pendekatan compensantory

Pendekatan yang lain, yang rupanya kurang biasa dipergunakan, didasarkan pada beranggapan bahwa kekurangan pada satu faktor disatu pihak sebenarnya dapat “ditutupi” oleh faktor seleksi lainnya yang cukup baik dipihak lain.

Langkah – langkah proses seleksi antara lain :

1. Terima surat lamaran

2. Ujian

3. Wawancara

4. Chee latar belakang dan surat referensi

5. Evaluasi kesehatan

6. Wawancara kedua dengan atasan langsung

7. Keputusan atas lamaran

Kebetulan saya bekerja di sebuah perusahaan swasta yang bergerak dibidang otomotif, langkah langkah dalam proses perekrutan karyawan terbilang cukup sama, pertama melamar pada jobstreet yang ada lalu ada panggilan untuk tes Psikotes setelah melewati test pertama lalu kita di wawancara oleh pihak Hrd setelah menunggu kurang lebih dua minggu lalu ada panggilan kembali untuk wawancara dengan atasan langsung untuk membuat keputusan atas lamaran.